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Há alguns anos, ao usar o programa SEFIP para gerar a GFIP, deparei-me com um problema. Para quem não conhece os termos técnicos, SEFIP é um programa criado pela Caixa Econômica Federal para gerarmos a GFIP, um conjunto de informações necessárias ao Recolhimento ao FGTS – Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e também usado para prestar informações à Previdência Social acerca das contribuições previdenciárias dos trabalhadores e das empresas. Portanto, mesmo que você não saiba, alguém em sua empresa – geralmente os profissionais do Departamento Pessoal ou de Recursos Humanos ou ainda nos Escritórios Contábeis – utiliza esse programa mensalmente.

O problema com o qual deparei-me era que ao informar os dados de um trabalhador que estava se desligando da empresa e não seria devido a ele pagamento algum referente a 13º salário, o programa não funcionava e acusava que o 13º deveria ser informado. A solução que encontrei (e muitos dos colegas profissionais), foi informar que o trabalhador teria direito a R$ 0,01 de 13º Salário. Isso mesmo, precisei informar R$ 0,01 no tal campo para que programa funcionasse. Quando fiz isso pensei que estava fazendo algo errado, mas não tinha jeito. O programa não rodava sem a informação Essa foi a primeira gambiarra no programa SEFIP e lá se vão alguns anos.

O programa SEFIP hoje já está na versão 8.4 – desde 1999 é usada a forma eletrônica para informações – e você pode pensar que o problema foi corrigido, certo? Errado. Pelo contrário, foi institucionalizada a gambiarra. Consta no Manual do SEFIP, na página 90: se o trabalhador não tiver direito ao 13º salário você deve informar R$ 0,01.

Sou instrutora de treinamentos sobre GFIP/SEFIP para Empresas Privadas e Órgãos Públicos e fica muito complicado explicar essas situações aos usuários. Como se já não bastassem as constantes mudanças na Legislação Trabalhista e Previdenciária, ainda temos que nos deparar com essas formas “diferentes” de informar.

Gambiarra, segundo os dicionários é aquele jeitinho que se dá quando não há solução para o problema. Entretanto, uma das declarações mais importantes das empresas – a GFIP leva à Previdência Social informações detalhadas dos salários de contribuição dos trabalhadores, que afetarão inclusive suas aposentadorias – não poderia ser tratada com gambiarras.

E a cada vez que muda a legislação, mais tratamentos diferentes no envio de informações vão sendo criadas através de Instruções Normativas e outras. Qualquer profissional que precise hoje utilizar o SEFIP terá que utilizar-se de várias instruções diferentes. Sem contar que o programa é usado por dois órgãos distintos – Caixa Econômica e Previdência Social- e as fontes de soluções não estão no mesmo local. Embora ambas utilizem o programa, não sabem orientar totalmente sobre ele.

É impossível hoje fazer corretamente a GFIP lendo apenas o Manual do SEFIP. Como forma de alerta aos colegas profissionais que fazem essa declaração todo mês, atentem para algumas das gambiarras que existem hoje no programa. Eu encontrei nove delas. Será que você consegue achar mais alguma?

1) A de informar R$ 0,01 no campo destinado à base de cálculo para as contribuições à Previdência Social sobre o 13º salário – quando não há pagamento devido, foi o primeiro “jeitinho”, já que deveria ser mais fácil fazer isso do que consertar o programa. E, como dito acima, já consta esta orientação no Manual. É errado informar algo que não deveria ser, mas está lá, na página 90.

2) O dia do vencimento das Contribuições Previdenciárias mudou para o dia 20 do mês seguinte desde novembro. O programa não mudou. E se você informar que o pagamento é entre o dia 10 e 20 ele ainda calcula juros e multa que, além de ser indevida, também já mudou a fórmula de cálculo. As fontes legais são as já convertidas em lei MP 447 e MP 449.

3) Falando em vencimento, o FGTS vence do dia 07 do mês seguinte, mas se for dia não útil, o pagamento deve ser antecipado. O programa sempre gera a guia de pagamento com a data de vencimento como dia 07 o que acarreta retrabalho. Se dia 07 for um sábado ou domingo é comum o empregador pensar que pode pagar na segunda-feira. E lá temos que retransmitir tudo, recalcular com juros e geralmente a tabela de juros só é divulgada para vigorar a partir do dia 10.

4) O limite para compensação das contribuições previdenciárias foi extinto também com a MP 449 desde dezembro. Antes esse limite de 30% existia para algumas situações, como pagar alguma competência em duplicidade. Entretanto, quando informações que iremos compensar além desse patamar, o programa ainda emite um alerta sobre o limite de 30%.

5) Empresas optantes pelo Simples Nacional tributadas pelo Anexo IV: para que o programa calcule corretamente, devem ser informadas como Não Optantes e pagar a GPS – Guia da Previdência Social com o código destina às empresas ditas normais. Diga-se de passagem que a tributação do Simples Nacional foi modificada em julho de 2007 e a versão mais recente do programa foi criada mais de um ano depois – vigorando a partir de novembro de 2008 – e ainda não trazia a modificação incluída. Esta orientação está na IN RFB 925 de março de 2009.

6) As empresas optantes pelo Simples Nacional tributadas simultaneamente pelo Anexo IV e outros, deve-se desprezar a GPS – Guia da Previdência Social – gerada pelo programa e fazer o cálculo manualmente, já que o programa também não está adequado para essa situação. A base legal é a mesma acima. Nesse caso, o código da GPS é o das empresas optantes pelo Simples Nacional.

7) O Aviso Prévio Indenizado é um caso diferente. É o “paga mas não leva”. Desde janeiro de 2009 as empresas devem efetuar a retenção previdenciária dos empregados – e recolher a CPP – Contribuição Patronal Previdenciária. Discussões de inconstitucionalidade da cobrança à parte, segundo a IN 925/09 o valor do Aviso Prévio não deve ser informado, ou seja, o trabalhador paga mas não leva. Esse valor, por não ser informado, não será computado no seu salário de contribuição para fins de benefícios previdenciários. E mais uma vez, deve-se desprezar a GPS gerada pelo sistema e fazer o cálculo manualmente.

8) Em janeiro – com atualização já em 15 de maio – foi publicado um novo Manual de Retificações do FGTS. E nesse manual foi dada uma nova instrução para retificações de dados cadastrais: fazer uma GFIP no código de recolhimento 660. Só que os usuários do sistema sabem que esse código nada tem a ver com retificações e geralmente é usado para recolher FGTS sobre reclamatórias trabalhistas e outras situações.

9) A mais recente gambiarra é dupla e refere-se ao Empreendedor Individual que contratar empregado. Terá que ser feita a GFIP e, segundo instruções emitidas, terá que informar que a empresa é NÃO OPTANTE pelo Simples Nacional – o que já seria um absurdo – e, movimento contínuo – já que o sistema calculará a Contribuição Patronal de 20%, quando só seriam devidos 3% - quem fizer a GFIP terá que informar os 17% restantes no campo Compensação, que é usado para deduzir valores da GPS. E quem ler no Portal do Empreendedor que “todas essas contas serão feitas pelo sistema GFIP”, pode até pensar que isso é assim, tão simples, como baixar uma música na internet e clicar duas vezes para ouvir. Aqui a fonte legal é o ADE 49 CODAC RFB de 08/07/2009.

Para quem usa o programa, é uma dificuldade acompanhar todas as mudanças através de Instruções, Resoluções e Atos. Seria mais fácil se houvesse atualizações do programa mais constantemente.

Há 20 anos atrás, recolhíamos o FGTS era através de Relação de Empregados datilografada e era feita apenas trimestralmente. A gente era feliz e não sabia, diriam alguns. Pelo menos agora somos obrigados a estarmos mais atentos às constantes mudanças e a nos atualizarmos continuamente. Como diz o mestre Masaharu Taniguchi, “quando for incumbido de um trabalho mais penoso, não resmungue, não reclame, mas veja nele uma chance de desenvolver-se”, mas não custa nada dar um alerta às autoridades responsáveis.

Boa sorte e sucesso nas suas próximas GFIPs!

Zenaide Carvalho
Contadora e Administradora
Instrutora de Treinamentos
www.zenaidecarvalho.com.br
Escrito em 31/07/2009