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O e-mail é uma das ferramentas mais úteis, práticas e utilizadas para entrar em contato com os clientes. No entanto, a falta de organização para gerenciar o correio eletrônico pode ser uma armadilha para minar a produtividade.

Veja algumas dicas para otimizar funcionamento das caixas de mensagens:

Limpe a sua caixa de entrada

O primeiro passo para qualquer organização é a limpeza: livrar-se do conteúdo irrelevante da caixa de entrada, como spams, propagandas ou assuntos não relacionados ao trabalho.

Dessa forma, só o que for realmente importante será trabalhado. O Google Gmail tem filtros para ajudar nessa limpeza.

Tenha um horário para ler os emails

Uma das maneiras mais fáceis de criar uma distração no momento de trabalho é deixar a caixa de entrada do e-mail o tempo todo aberta. Isso pode gerar ansiedade para responder cada um deles no momento em que chegam, e não concluir atividades já iniciadas.

Por isso, é importante criar um padrão para checar a caixa de entrada. Caso o fluxo de mensagens recebidas seja pequeno, confira o e-mail de duas em duas horas. Caso contrário, estabeleça períodos mais curtos. Em casos extremos, cheque o e-mail a cada 15 minutos.

Para cada mensagem lida, uma ação

Não deixe a caixa de entrada ficar entulhada de e-mails não resolvidos. Em casos de mensagens que podem ser respondidas em menos de dois minutos, faça-o imediatamente.

Se não for possível responder de maneira rápida, coloque a mensagem em uma pasta específica e dedique um horário predefinido do dia para trabalhar no que foi arquivado.

Também vale a pena escalonar as mensagens que devem ser respondidas por ordem de importância ou do tempo que necessitam para ser respondidas.

Criar pastas como "urgente" para responder e-mail é uma forma de estabelecer prioridade nas respostas. Assim que esse procedimento for realizado, apague a mensagem da pasta.

Não deixe um e-mail sem resposta

Caso você saiba que não irá dar conta de determinada demanda recebida por e-mail, deixe o seu interlocutor ciente disso. Não responder uma mensagem é o equivalente a ignorar o interlocutor e causar uma má impressão.

Avise que você está tomando ações e dê prazos para a resolução de problemas. Isso irá evitar que o cliente volte a mandar novas mensagens, aumentando ainda mais o material que está na caixa de entrada.

Use o telefone

Não seja completamente dependente do correio eletrônico. Algumas situações podem ser resolvidas com uma simples ligação. Além de ser uma solução ágil, o telefonema irá evitar mais trocas de e-mails e, consequentemente, de acúmulos na caixa de entrada.

Fuja das notificações

Os alertas e as notificações de e-mails, as redes sociais e até SMSs são uma fonte fértil de distração. Como elas acontecem com frequência e exigem atenção, a produtividade e o foco podem ser severamente comprometidos. Desligar esses alertas invasivos durante o horário de trabalho ajuda a manter o foco.