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Todo mundo que começa a gerenciar contas, sejam aquelas da casa ou de um negócio próprio, sabe que vai ter de lidar com números e mais números, e que a entrada e saída de dinheiro pode ser tornar um tanto quanto confuso se não houver muita organização. É por isso que grandes empresários e bons administradores sempre contam com as planilhas – colocando as contas em dia, fazerem cálculos, enfim, enxergarem tudo o que acontece relacionado ao caixa.

Por isso, usar uma planilha de gastos permite que seus negócios e/ou finanças pessoais possam estar gravadas em um único e organizado lugar – garantindo o acesso às contas – desde os menores gastos até aqueles mais grandiosos -, faça cálculos de maneira instantânea e, dessa meneira, possa ter uma espécie de análise dos seus dados numéricos.

Outro bom motivo para você começar a se organizar financeiramente é a facilidade que isso pode trazer no cumprimento de metas econômicas. Deseja sair de viagem nas férias mas não sabe de onde tirar dinheiro, por que não sobra etc? Que tal colocar na ponta do lápis (ou do mouse) e, finalmente, conseguir acompanhar seus gastos. Veja, nas empresas, a planilha permite o arquivamento do seu fluxo de contabilidade e cria algumas previsões para objetivos futuros de médio e longo prazo. Assim funciona também com uma planilha de gastos pessoais. Pense nisso!

Planilhas eletrônicas

Fala sério: quando falamos planilha, a ideia do Excel logo surge na mente. Pois é, há muitos anos as eletrônicas tornam o processo de importação e recuperação de informações mais ágil, além da realização de cálculos mais eficiente. Outra qualidade? Elas também são fáceis de compartilhar; até mesmo grandes folhas de cálculo podem ser comprimidas em alguns megabytes.

A maioria dos softwares já está programada para fazer cálculos automaticamente, sendo possível atualizar as informações sem ter de fazer contas manualmente ou com uma calculadora. Por exemplo, se um preço de um produto manufaturado é modificado por causa de um dos seus componentes, uma planilha pode ser programada para, automaticamente, calcular o custo de um grande carregamento (com informações sendo alimentadas por outros programas).

Imagine só o quanto isso não poderá te ajudar com as contas pessoais que são ainda mais simples?

Como criar uma planilha usando Excel?

Para criar uma folha de cálculo, você deve abrir o programa e colocar as informações correspondentes para as células. No Excel, cada coluna tem uma letra maiúscula no topo, e cada linha tem um número à esquerda – que, combinados, fazem referência a células específicas, por exemplo, ' A1 ' ou ' C12 '.

Entendendo isso, você poderá começar uma planilha. Por exemplo, para uma de gastos da casa:

Na célula A1, você coloca “Gastos”. Na coluna correspondente, entram os gastos diversos, tais como energia elétrica, gás, aluguel, condomínio, supermercado etc. Depois, em B1, poderá colocar “Valor”, para poder inserir o custo relacionado a cada categoria dos gastos da casa (que podem mudar todos os meses ou não).

Depois que você tiver a qualidade (Gasto) e o valor daquilo que deve registrar anotados naplanilha, poderá fazer os cálculos do mês. No caso de ter elencado 10 categorias de gastos, por exemplo, você deve colocar na célula A11 o “total”. Em seguida, coloque na célula B11 e digite =Soma (B2:B10). Depois, clique em outra célula: você perceberá que o total de gastos que você teve no mês aparecerá na célula B11.