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• eficiência é a energia vital das empresas de serviços.

É melhor contratar mais pessoas para a equipe ou terceirizar parte dos serviços? Alugar uma sala vale mais a pena do que comprar um imóvel? Será que este investimento está valendo a pena? Como empreendedor, você certamente já teve de enfrentar dúvidas como essas.

É natural que seja assim. Qualquer pessoa que encara o desafio de administrar uma empresa lida o tempo todo com perguntas complexas. Mais ainda quando o negócio envolve serviços como consultoria, engenharia, arquitetura ou desenvolvimento de tecnologia, em que os principais recursos demandados são intangíveis – tempo, competência, inteligência, etc. Felizmente, existem maneiras de facilitar a busca pelas respostas. Como? É o que nós pretendemos mostrar neste Guia para o Aumento da Eficiência, editado pela Crunchflow em parceria com a Endeavor.

Nosso grande objetivo, aqui, é convencê-lo de que a eficiência é a energia vital das empresas de serviços. Não importa qual é a sua estratégia, mercado ou posicionamento. Você pode ser um administrador agressivo ou reativo; pode ser do tipo inovador ou conservador; pode ter muito capital para investir ou trabalhar alavancado. Mas uma coisa é certa: sem eficiência, o seu negócio não vai longe.

O problema é que nem todos estão preparados para aumentar a eficiência. Muitos confiam demais nas informações erradas. Apostam alto em softwares de gestão demasiadamente complexos ou se baseiam em sistemas que parecem ter todas as respostas. Como resultado, tomam decisões que comprometem o desempenho do negócio.

• Gerenciar recursos vs. gerenciar portfólio

Por intuição, a maioria dos empresários trabalha com a ideia de que sua grande função é gerenciar recursos. Todas as suas decisões têm o objetivo “fazer mais com menos”. Ou seja: Fazer o melhor possível com aquilo que a empresa tem – funcionários, conhecimentos, sistemas de gestão, tecnologias e até mesmo o tempo.

EXTRAIR O MÁXIMO DOS RECURSOS DISPONÍVEIS, PORÉM, NEM SEMPRE É SIMPLES.

Nas empresas de serviços, os gestores costumam ter grandes dificuldades para calcular o tempo que devem dedicar a cada projeto. E isso, é claro, afeta diretamente a eficiência de seus negócios.Vamos a um exemplo:

Um escritório de arquitetura pode planejar concluir o projeto de uma residência em 50 horas. Mas o que acontece se o cliente for muito exigente e pedir inúmeras alterações? E se um dos arquitetos ficar doente e atrasar a entrega? Muitas vezes, esses focos de desperdício passam despercebidos pelos gestores e aumentam a quantidade de horas necessárias para cada projeto. Ou seja: comprometem a eficiência do negócio como um todo.

Por isso, nós acreditamos que a eficiência vai além da arte de gerenciar recursos. Para prosperar, o empreendedor também precisa gerenciar o portfólio da empresa com inteligência. E o que isso significa? Basicamente, trata-se analisar a sua carteira de projetos e de clientes e encontrar a melhor maneira de atendê-los.

• O verdadeiro diferencial competitivo

Imagine que você é o técnico da Seleção Brasileira. Sob a ótica da gestão de recursos, sua primeira tarefa é convocar os melhores jogadores. Só depois é que você vai definir a estratégia de jogo certa para agregar todos os craques. Ou seja: o projeto se adapta aos recursos disponíveis.

A abordagem da gestão de portfólio inverte essa lógica. Primeiro, você define o objetivo do time e o esquema tático mais indicado para atingi-lo. Só depois você vai atrás dos atletas que se encaixam nesse plano. A vantagem é que, agora, você não precisa necessariamente convocar os melhores jogadores do mundo – basta chamar aqueles que têm o perfil certo.

Foi mais ou menos isso que fez o Oakland Athletics se tornar a grande sensação da Major League Baseball (MLB) em 2002, nos Estados Unidos. Sem dinheiro, a equipe deixou de lado os métodos convencionais para montar o time. Naquela temporada, apostou tudo em um inusitado sistema estatístico que identificava, entre atletas renegados e subvalorizados, quais tinham melhores chances de cumprir determinadas tarefas – tais como chegar à base.

E assim, contrariando todas as expectativas, o Oakland bateu o recorde de 20 vitórias consecutivas na MLB. Em 2011, a história foi recontada no filme Moneyball – O Homem que Mudou o Jogo, estrelado por Brad Pitt e Jonah Hill.

Da mesma forma que no baseball, esse tipo de abordagem pode fazer toda a diferença na hora de contratar novos profissionais para empresas de serviços. Fica mais fácil definir quais são as pessoas certas para cada projeto. E isso se reflete em menos contratações erradas – ou caras demais.

• Os próximos passos

Despertar para o gerenciamento de portfólio é apenas o contexto inicial desse Guia para Aumento de Eficiência. Nos próximos capítulos, vamos apresentar as cinco etapas indispensáveis para tornar a sua empresa mais eficiente. Vamos ver, entre outros aspectos, como:

• Melhorar a alocação de recursos: profissionais são pessoas – e pessoas têm diferentes aptidões. Vamos mostrar como o gestor pode alocar as pessoas certas nos projetos certos, minimizando os riscos de desperdícios.

• Maximizar a utilização de recursos: utilizar ao máximo os recursos disponíveis na empresa – como as horas de cada funcionário – é essencial na busca da eficiência. Vamos abordar alguns caminhos para melhorar os índices de utilização no seu negócio.

• Explorar o aprendizado de máquina (machine learning): vamos descobrir como gerar, armazenar e analisar os dados da sua empresa, transformando-os em informação útil para você tomar decisões cada vez melhores.

• Planejar melhor: a todo instante, portfólios estão passíveis de análise e revisões. Alguns projetos, inclusive, podem (e devem) ser abortados. Mas como administrar esse tipo de incerteza? É o que veremos neste capítulo.

• Ganhar escalabilidade: muitas empresas de serviços têm grandes dificuldades para ganhar escalabilidade. Afinal, seus projetos costumam ser muito diferentes um do outro, o que atrapalha a padronização de processos e tarefas. Mas nós vamos mostrar como é possível minimizar esse problema com o uso das ferramentas certas de gestão.