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Muitas tarefas e pouco tempo. Esse é um dilema enfrentado diariamente pelos empreendedores. O problema começa quando, entre as infinidades de atividades que precisam ser desempenhadas, nenhuma é realizada com a qualidade necessária. Nesses casos, é comum que, no fim do dia, bata aquele sentimento de que nada foi realmente feito. Mas o que poucas pessoas sabem é que suas rotinas de trabalho podem ser otimizadas, basta saber gerenciar seus esforços corretamente.

O conceito, chamado de “gerenciamento de tempo”, consiste em uma série de atitudes que ajudam o empreendedor a manter o foco nas tarefas e evitar a procrastinação. Além de aprimorar o desempenho profissional, essas práticas podem ajudar a melhorar a saúde e a realização pessoal.

Mas como gerenciar seu tempo corretamente? Para responder essa pergunta, o gerente de Customer Sucess da plataforma Calendar escreveu um artigo com 10 sinais que indicam que seu tempo não está sendo aproveitado da forma correta. Confira quais são:

Você é conhecido por não ser pontual
Ninguém quer ter a reputação de ser impontual. Mas problemas pessoais e até mesmo fatores externos, como o trânsito, podem tornar os atrasos algo recorrente.

O primeiro passo para reverter esse cenário é identificar se você realmente tem problemas de pontualidade. Se é conhecido por chegar atrasado ou perder prazos, isso pode significar que você sofre desse mal e precisa gerenciar melhor o seu tempo. Também tome cuidado com práticas que revelem que você está descomprometido com uma função, como sempre sair mais cedo e deixar coisas por fazer.

Uma solução para isso é começar a organizar seu calendário com todos os seus compromissos, separar em uma agenda as tarefas que precisam ser realizadas naquele dia e parar de se comprometer demais com coisas pouco importantes.

As atividades que você desempenha não são tão importantes
Priorizar o que precisa ser feito imediatamente é uma das melhores formas de garantir que você está gastando seu tempo da forma correta. Isso também evita que você desperdice recursos em tarefas que não são tão importantes — e que em alguns casos podem facilmente ser realizadas por outra pessoa.

Para começar, tenha em mente que nem tudo que você faz é importante. Para determinar o que realmente merece sua atenção, crie uma lista de tarefas. Depois analise cada tópico individualmente e determine se essas são coisas que precisam ser feitas imediatamente ou se podem ser postergadas.

Você está sempre com pressa
Suas manhãs sempre são marcadas pela necessidade de sair de casa rapidamente? Você espera até o último minuto para completar um projeto? Esses são alguns sinais de que você precisa gerenciar melhor seu tempo.

Separe mais tempo para realizar suas tarefas ou se locomover e coloque alarmes no seu celular para se lembrar de compromissos futuros. O segredo é sempre se adiantar, até mesmo nas coisas simples. Pode ser interessante, por exemplo, preparar suas refeições e separar suas roupas na noite anterior, de forma que você já acorde com tudo pronto.

A procrastinação é uma constante
Pesquisas indicam que 20% da população mundial se identifica como procrastinadora. Mas, se isso se transformou em um problema tão grande que começou a afetar sua carreira e relacionamentos, é hora de fazer algumas mudanças.

Um truque para contornar a procrastinação é pegar grandes tarefas e as dividir em pequenos passos. Também identifique a causa desse problema. Está passando tempo demais no seu celular? Colocá-lo para carregar em um cômodo diferente pode ser a solução.

Você não tira intervalos e faz suas refeições em sua mesa de trabalho
Você não é uma máquina, mas sim um ser humano com necessidades. Afastar-se do seu trabalho por uma hora é uma forma simples e fácil de espairecer a mente, comer e descansar o corpo.

Além disso, almoçar na sua mesa é desnecessário. Você realmente está ocupado a esse ponto? Se você é uma pessoa muito requisitada, faça questão de bloquear a sua agenda para descansar e se alimentar.

Você quer ser uma pessoa ‘multitarefa’
A ideia de ser capaz de realizar diversas tarefas simultaneamente costuma estar nos sonhos de muitos empreendedores. Mas isso não é tão legal quanto parece.

Quando você realiza muitas tarefas diferentes ao mesmo tempo, a probabilidade de nenhuma delas ser finalizada com a qualidade necessária é muito grande. Em vez disso, dedique-se a apenas uma coisa de cada vez. Você irá sentir que, no final do dia, sua produtividade terá sido maior.

Ser uma pessoa multitarefa pode não ser tão bom quanto parede (Foto: ThinkStock)

Lidar com distrações e interrupções não é seu forte
Imagine o seguinte cenário: você acabou de começar a realizar seu trabalho quando, de repente, seu telefone toca. O que você vai fazer? Interromper suas tarefas para atender o celular?

Essa é uma situação que pode ser vista como inevitável, mas profissionais que sabem gerenciar seu tempo conseguem lidar facilmente com essas distrações.Tente tomar atitudes que evitem que seu foco seja perdido. Uma delas é ser colocar seu telefone no modo “silencioso” quando não quiser ser interrompido.

Você se sente constantemente saturado
Sentir-se constantemente estressado, ansioso, irritado e exausto não é natural.

Em vez de esperar chegar o momento em que você não vai conseguir mais aguentar o estresse, tome medidas preventivas. Por exemplo, evite acumular ainda mais responsabilidades quando estiver se sentindo no limite. Também tire um tempo para viajar, descansar em casa ou sair com amigos.

Você não faz ideia de quanto tempo gasta realizando cada tarefa
Um dos motivos que fazem com que os empreendedores sintam dificuldade em gerenciar seu tempo é subestimar o tempo para realizar determinada tarefa.

Experimente, com o auxílio de um relógio, contar quanto você demora em determinado trabalho. Faça isso por algumas semanas, de modo que sua estimativa fique o mais precisa possível. Essa informação irá te ajudar a montar sua agenda de tarefas diárias, de forma que nada que realmente precise ser feito naquele determinado dia acabe sendo adiado.

Você é ocupado, não produtivo
Você sente que está dedicando tempo demais para o seu trabalho, mas não está alcançando nada? Isso significa que você é uma pessoa ocupada, mas não produtiva.

Para evitar cair nessa armadilha, identifique o que é importante e necessário na sua rotina. Essa é a melhor forma de garantir que você gaste seu tempo com coisas que te coloquem mais perto de seus objetivos.

Outra recomendação é otimizar sua organização, minimizar distrações e dizer “sim” apenas para decisões estratégicas.