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Já estamos em março, mas algumas empresas ainda têm pendências jurídicas do ano anterior. Mesmo com a rotina corrida de trabalho, há tarefas que demandam atenção redobrada, como por exemplo, o levantamento das demonstrações financeiras referentes ao exercício social recém-encerrado e os cuidados que envolvem a eventual necessidade de renovação do mandato de diretores e conselheiros das sociedades.

Se esses temas de 2019 não estiverem em conformidade, a boa notícia é que ainda há tempo para regularizar estas questões.

“No Brasil, de acordo com a Lei 6404/76, artigo 132, e com o Código Civil Brasileiro, artigo 1.078, todas as empresas (sejam elas sociedades por ações, Eireli, ou sociedades limitadas) precisam deliberar sobre as contas de sua administração dentro dos quatro meses seguintes ao término de seu exercício social. Portanto, para não se perder na imensidão de tarefas, é recomendável estabelecer uma rotina de boas práticas que auxilie a manter os sócios por dentro das suas obrigações, lembrando-os não apenas da necessidade de tomar as contas da administração e deliberar sobre o destino que será dado ao resultado do último exercício social, mas também de outras questões que envolvam o planejamento estratégico e a administração da empresa.”, adverte o advogado Felipe Cervone, sócio das áreas societária, bancária e financeira do escritório Finocchio & Ustra.

Além do aspecto contábil, há alguns procedimentos que precisam ser levados em consideração preferencialmente no primeiro semestre do ano. Para saber por onde começar, Cervone listou quatro pontos que não podem ficar de fora dessa rotina de boas práticas societárias:

1. Aprovação de contas

O primeiro passo é saber se a aprovação das contas dos anos anteriores foi realizada. Caso não, é necessário que a administração da empresa convoque seus sócios para aprovar os exercícios sociais atrasados (limitando-se aos cinco últimos), em uma única reunião de sócios. Contudo, o fato de existir a possibilidade de aprovar as contas de exercícios passados, não significa que essa tarefa possa ser adiada. Pelo contrário, aprovar as contas da administração dentro do prazo legal é primordial para que a empresa mantenha-se regular frente às suas obrigações societárias.

“É importante que esse procedimento seja feito porque a aprovação unânime das contas da administração pelos sócios isenta os administradores de responsabilidades típicas de sua atuação regular, salvo em casos de erro, dolo ou fraudes. Entretanto, vale lembrar que as empresas de grupos familiares que possuem sócios que exercem também a função de administradores requerem um olhar com mais cautela neste aspecto, justamente em razão da concentração desses papéis em uma mesma pessoa”, alerta o advogado especialista em assuntos societários.

2. Checar prazo de validade dos mandatos dos administradores e conselheiros

Quando o tema são os poderes dos administradores e conselheiros, para as empresas que possuem estes últimos, é aconselhável checar o prazo de validade de seus mandatos e uma eventual necessidade de renová-los. Isto porque os atos que envolvem a contratação de obrigações pela empresa dependem da assinatura de seus administradores e, eventualmente, podem precisar também de autorização prévia de conselheiros ou sócios. Por isso, é importante confirmar que o mandato destes executivos esteja válido e vigente para se evitar imprevistos que possam gerar danos para a empresa. Parece simples, mas ao precisar de uma assinatura de última hora, as coisas podem se tornar mais complexas do que elas propriamente são.

3. Analisar os poderes e o prazo de validade das procurações de sócios não-residentes

Atualmente, muitas empresas nacionais possuem participação de sócios não-residentes (sejam estes estrangeiros ou brasileiros domiciliados no exterior) em seu capital social. Entretanto, para que tais sócios possam exercer seus direitos na empresa, é preciso que tenham pelo menos um procurador regularmente nomeado no Brasil.

Assim, da mesma forma que se recomenda checar o prazo de validade dos mandatos de administradores e conselheiros, é importante verificar se o mandato dos procuradores de sócios não-residentes está também em dia. Vale lembrar ainda que os órgãos públicos têm prazos diferentes e, algumas respostas, por exemplo, podem demorar algum tempo, sendo esta mais uma razão para verificar com antecedência o prazo dos mandatos de procuradores de sócios que não moram no Brasil.

4. Declarações do Banco Central

Por fim, é importante também se atentar às declarações exigidas pelo Banco Central, tais como a Declaração Econômico Financeira e a Declaração do Censo de Capitais Brasileiros no Exterior, as quais devem ser entregues até 31/03 e 05/04, respectivamente.

Enquanto a Declaração Econômico Financeira é aplicável apenas às empresas nacionais que possuam participação de sócios não-residentes, a Declaração do Censo de Capitais Brasileiros no Exterior é obrigatória para pessoas físicas ou jurídicas residentes, domiciliadas ou com sede no País, que possuíam, em 31/12/2019, ativos que totalizem US$100.000,00 (cem mil dólares) ou mais (ou o equivalente em outras moedas) no exterior.

De acordo com Felipe Cervone, “a entrega de declarações ao Banco Central fora do prazo regulamentar, ou com informações incompletas, equivocadas ou falsas, poderá gerar a aplicação de multas de valor considerável, além de outras penalidades.”