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Tirar o máximo de suas oito horas de trabalho exige mais do que apenas dedicação e organização – você também pode fazer isso com algumas ferramentas úteis.

Oito horas de trabalho por dia podem desaparecer sem que percebamos. Com a demanda crescendo a cada dia, como assegurar que as equipes entreguem resultados sem ficarem esgotadas?

Para isso, vale a pena tentar se afastar das formas tradicionais de gerenciar funcionários e processos de trabalho. Em vez disso, invista em ferramentas que podem aumentar a eficiência, qualidade e ajudar os funcionários a fazer melhor seu trabalho.

Organizar um negócio exige que você anote suas tarefas, seus planos e seus objetivos. Depois de implementá-los, você pode começar a analisar a melhor forma de organizar sua empresa e a carga de trabalho de seus funcionários.

Mas em vez de criar uma nova planilha do Excel e traçar todos esses pontos, você pode procurar alguns aplicativos de organização para ajudá-lo. Analisamos os tipos de ferramentas que podem fazer a diferença na produtividade do local de trabalho.

Ferramentas de fluxo de trabalho

Gerenciar seus processos de negócios manualmente não é mais a melhor maneira de administrar uma empresa. Empreendedores e donos de empresas têm muito a fazer, gerenciando vários departamentos e projetos, ao mesmo tempo em que são a cara da empresa. Se você deseja que seus funcionários sejam mais produtivos sem ter que gerenciar tudo, você precisa começar a automatizar seus processos de fluxo de trabalho.

As empresas agora devem procurar o melhor software de gerenciamento de projetos disponível on-line, muitos dos quais são totalmente gratuitos ou têm tarifas comerciais especiais. Esses programas e aplicativos de software ajudarão a organizar as atividades e aliviar a carga dos funcionários.

Vários desses programas, como o Trello, permitem um melhor fluxo de trabalho. Os gerentes podem fazer listas e cartões que podem atribuir aos funcionários, em vez de ter que enviar e-mails várias vezes ao dia sobre tarefas novas ou atualizadas.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

O tempo é essencial em um negócio. Há uma série de tarefas a serem realizadas e vários projetos a serem gerenciados, mas como fazer tudo justiça sem ter que trabalhar horas extras e fins de semana, o que certamente afetará a produtividade no longo prazo?

Empregar criativamente aplicativos de gerenciamento de tempo é uma ótima opção. Existem tantas ferramentas disponíveis para as empresas que o ajudam a organizar a forma como seus funcionários trabalham. Você não precisa mais manter lembretes sobre prazos, pois essas ferramentas online permitirão que você acompanhe os prazos, o progresso que você faz nos projetos e até mesmo o informe quando você gasta mais do que o normal em uma tarefa.

Outra forma de as empresas administrarem o tempo, principalmente no que diz respeito ao marketing, é por meio de ferramentas de gerenciamento de mídias sociais. Várias dessas ferramentas facilitam os dias de trabalho dos funcionários. Você pode agendar conteúdo com antecedência, interagir com o público, obter relatórios, tudo sem ter que verificar vários sites e aplicativos diferentes. Como forma de aumentar a produtividade dos funcionários, as ferramentas de gerenciamento de mídia social são uma excelente maneira de gerenciar o tempo.

Ferramentas de Vendas

Para a maioria das empresas, as vendas são uma parte importante dos objetivos da empresa. A maioria dos tipos de publicidade para empresas concentra-se na venda de um produto ou serviço. Para garantir uma gestão de vendas de alta qualidade que não exija que seus funcionários trabalhem muito, você deve considerar o uso de ferramentas de gestão de vendas.

Com o crescimento do comércio eletrônico, sites como o Shopify tornaram-se necessários para gerenciar o fluxo de vendas. Felizmente, eles têm uma série de aplicativos de vendas que tornam muito mais fácil aumentar as vendas sem ter que pedir aos seus funcionários para trabalharem horas extras.

O Shopify não só tem uma série de ferramentas para promover seus canais, mas também tem aplicativos para atendimento ao cliente. Para empresas com foco em vendas, um bom atendimento ao cliente é fundamental, mas pode ser um processo demorado e trabalhoso para os funcionários. Os aplicativos tornam muito mais simples e rápido para as empresas alcançarem os clientes, para que os funcionários possam se concentrar em outras tarefas.

Existem também diversos recursos online para realizar uma parte do seu fluxo de vendas que você não pode realizar internamente. Você também pode olhar as ferramentas de estoque, como esses aplicativos de estoque de restaurante, que poupam os funcionários de ter que contar todos os itens em estoque manualmente. Com o uso dessas ferramentas, os funcionários poderão redirecionar suas energias para tarefas mais importantes.

Ferramentas de criação de conteúdo

A criação de conteúdo é um elemento fundamental para qualquer negócio, com soluções para todas as áreas, desde o RH, em processos de seleção ou onboarding, até a integração das equipes, alinhando processos, até a criação de relatórios e comunicação com o público.

Existem agora várias ferramentas online convenientes que não só tornam a criação de conteúdo mais rápida, mas também garantem uma produção de alta qualidade. Existem sites que ajudam a criar logotipos de marcas excelentes, orientam suas habilidades de redação e fornecem modelos de apresentação ou um pacote de apresentações que você pode personalizar facilmente para qualquer ocasião.

Com a ajuda dessas ferramentas de criação de conteúdo, seus funcionários poderão criar mais material – sejam artigos, postagens em mídias sociais ou ilustrações – de maneira mais rápida e eficiente.

Os conteúdos visuais, por exemplo, são um recurso chave para as tarefas mencionadas acima. Com infográficos, você consegue comunicar muitas informações, dados e guiar a execução de tarefas de forma muito mais simples, didática e interessante. Ao criar um manual do funcionário, você deve utilizá-los para ajudar as equipes a lembrarem a estrutura organizacional da empresa, através de organogramas, ou padronizar procedimentos, através de mapas mentais ou fluxogramas de decisão.

Veja no exemplo abaixo como o uso de recursos visuais torna as informações mais fáceis de entender e lembrar:

Este é um exemplo de job aid, uma instrução sobre como fazer uma tarefa relacionada ao trabalho, também chamado de ferramenta de suporte de desempenho. Os job aids ajudam os funcionários a lembrar de etapas para realizar tarefas, testar novos fluxos de trabalho ou adaptar-se mais rapidamente a alterações. Os job aids não possuem um formato específico e podem ser criados a partir de diversas ferramentas e apresentados em um cartazes, vídeos, áudios, infográficos, ou fluxograma, entre muitos outros tipos. Você pode usar os templates da Venngage para criar infográficos e diagramas de processo para auxiliar a sua equipe a executar tarefas e tomar decisões de forma mais rápida e simples. Veja algumas dicas abaixo para criar um job aid eficaz:

Seja produtivo

Existem várias ferramentas disponíveis para proprietários de empresas, startups e empreendedores aproveitarem ao máximo o seu tempo e o dos seus funcionários. Não é mais necessário trabalhar em planilhas do Excel, diários físicos ou gráficos do quadro branco. As ferramentas online disponíveis para proprietários de empresas tornam muito mais fácil gerenciar o tempo e a eficiência, em painéis convenientes e fáceis de aprender. Com a combinação certa de ferramentas, você verá a produtividade da sua empresa aumentar de forma impressionante em um curto período de tempo.