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Fazer uma empresa no Brasil reduzir o tempo despendido com processos relacionados a apuração de impostos e envio de obrigações acessórias tem se tornado uma meta muito difícil a ser alcançada para quem quer empreender. Isso porque muitas vezes o risco ligado a agilização na execução de tarefas, pode causar a ideia de que a atividade não está sendo bem feita, o que não necessariamente é verdade.

Para que uma empresa possa prontamente reduzir o tempo para execução desses processos, ela precisa muitas vezes redesenhar seus processos e analisar quais das mudanças que estão sendo implementadas visando agilizar os procedimentos e processos na apuração de impostos e envio de declarações estão realmente gerando melhorias.

No fim não existe uma fórmula secreta, é tudo uma questão de usar a expertise e experiência das pessoas aliada a tecnologia para poder se criar um mapa de simplificação dos processos tributários dentro de uma organização.

Após ter uma ideia inicial de quais procedimentos precisam ser mudados dentro da empresa, o próximo passo é pensar em como melhora-los, e essa é a parte mais difícil. Analisar cases de sucesso também pode ajudar a deixar mais claro algumas atitudes que podem ser usadas para resolver um problema ou melhorar um processo.

Não deixe também de executar seus especialistas tributários, como eles entendem muito das regras tributárias e executam essas funções, eles precisam estar junto com você nessas tomadas de decisão. Isso faz também com que a equipe se sinta mais envolvida nos processos e aceite melhor as novas rotinas a serem executadas, pois, eles também ajudaram a elabora-las.

A desburocratização tributária pode começar dentro da sua empresa, ou seja, sem precisar de uma atitude do governo, e você pode fazer isso por meio do aumento da eficiência nos processos executados, aliada a ferramentas tecnológicas que ajudem a reduzir riscos, reduzam o tempo nas rotinas diárias de apuração de impostos e envio de declarações e criem uma rede de conhecimento entre seus usuários para que todos os interessados tenham a capacidade de executar qualquer tarefa ou processo tributário na empresa.

Após conseguir passar dessa fase de implantação de melhorias, se preocupe também em analisar como está o clima no ambiente organizacional do setor. Caso não esteja bom, veja o que pode ser melhorado, pois, mudanças geram confusão para algumas pessoas que há muito tempo vem executando as mesmas tarefas da mesma forma. Como o objetivo é fazer a equipe sentir que está tendo uma oportunidade de ser um profissional melhor e mais capacitado, invista também em aperfeiçoamento teórico e prático na área tributária e relacionadas. O conhecimento cria melhores profissionais e debatedores na hora de analisar como resolver um problema dentro do setor. Então promova uma cultura que faça com que seus colaboradores queiram, por exemplo, inscrever-se em cursos envolvendo a área tributária, não apenas porque cada vez mais o mercado necessita de profissionais devidamente habilitados para atuar neste ramo, mas também porque é algo que trará retorno positivo a empresa.

O aperfeiçoamento de processos e pessoas se destina não só a preencher corretamente as declarações para diminuir riscos tributários, ele também serve para poder prestar de forma mais eficiente os serviços de geração de tributos e comprimento de obrigações. No geral você terá a segurança que seus documentos fiscais estão sendo melhor analisados, em tempo para o cumprimento de todas as obrigações com o fisco, e sem sobrecarregar a equipe.

Investir em ferramentas de análise de dados tributários é algo muito importante. Digo isso porque a importância de gerar o valor correto não só dos tributos a recolher como dos créditos a compensarem devem sempre estar de acordo com a legislação tributária vigente. O crédito quando a maior gera apropriação indébita, e é crime, quando a menor, seu imposto é pago indevidamente a mais. O débito quando declarado a menor pode ser considerado omissão ou sonegação que também é crime, e quando a maior gera um desembolso de caixa desnecessário.

Quer tornar a sua empresa uma especialista na gestão de tributos? Então vá atrás dessa oportunidade!